取締役会に役員以外の出席者がいる場合の議事録の書き方

取締役会に取締役や監査役以外の人が出席している場合、それを記録に残さなければいけないという決まりはありません。しかし、任意でそれを記載することは問題ありませんし、会社の運用ルールで取締役会の出席者は全て記載する、としている会社もあります。運用は会社ごとに異なります。

今回は、役員以外の出席者がいる場合に、法定の取締役会議事録にその旨を記載する場合の記載例を紹介します。

記載例

株式会社○○ 取締役会議事録

平成●年●月●日 午前●時より東京都●●区●●当社本社会議室において、取締役会を開催した。

取締役総数 ●名  うち、出席取締役数 ●名

監査役総数 ●名  うち、出席監査役数 ●名

<出席役員>

代表取締役 ●● ●(議長兼議事録作成者)

取締役 ●● ●

取締役 ●● ●

監査役 ●● ●

 

その他出席者 法務部 部長 ●●(①)

オブザーバー 経営企画部 次長 ●● ●(②)

陪席者 総務部 次長 ●● ●(③)

 

上記のとおり出席があったので定刻、代表取締役●● ●は定款の規程により議長となり、開会を宣し直ちに議事に入った。

表現の違いについて

役員以外の出席者については、①のように出席者とだけ書き、役職・氏名を書くパターンがあります。

また、その他にも②のように、「オブザーバー」として記載する方法もあります。議事の補助者という意味合いになりますし、議決権がないことが明確になります。

また、③のように「陪席者」と書くと、身分の上の人と同席する人、というようなニュアンスが出ます。

なお、もしこれらの出席者が個別議案についての説明をするなどの担当があれば、その箇所には「議長の指名により」「議長の指示により」「出席者全員の同意のもと」など、彼らが指導的な役割をしていない旨の表現を加えることが適切となります。

中には旧役員が退職後もずっと取締役会に出席しているなど影響力を及ぼしている例もあり、これは好ましくない事例と考えられます。そもそも取締役会は誰でも出席できるものではなく、適切な人のみが出席すべきものです。その前提のもと、議事録には適法に取締役会を開催している旨を表現できるように心掛けていくとよいでしょう。

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